13.10.2006

Электронные таблицы EXCEL 7.0

Памятка пользователя MS Excel

1. Общие сведения об EXCEL 7.0

Запуск  электронной таблицы Excel7.0 производится двойным щелчком мыши по соответствующей пиктограмме или с помощью раскрывающихся окон меню Windows 95.

Если на экране отсутствуют панели инструментов Стандартная и форматирование, то нужно вывести их командой Вид/Панели инструментов.

Чтобы узнать назначение любой кнопки, нужно указать на нее курсором мыши. Через несколько секунд появляется табличка с названием кнопки. Если подсказка не появляется , нужно ввести флажок (x) в пункте меню Вид/Панели инструментов/Подсказки.

2. Заполнение таблицы и выполнение расчетов 

2.1.Установите курсор в ячейку А1 , щелкните мышью и введите текст «Выручка от реализации книжной продукции».

2.2. Далее заполните приведенную ниже табл. 3.1.

Вначале нужно ввести текст, а затем вводить числа.

Для расширения столбцов поместите курсор на границу имен ячеек"А» и «В» (крест превратится в двойную стрелку: «i|?»), нажмите клавишу мыши (которая в дальнейшем будет обозначаться (ЛМ) ) и движением мыши установите нужный размер столбца.

2.3. Рассчитайте суммы для каждого столбца одним из двух способов: ручным или автоматическим.

      

А

В

 С

D

E

F

 1.

Выручка от реализации книжной продукции

 2.

Осень 1995  

 3.

 

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

 4.

До 100 пачек

1050

2100

4250

2250

1950

 5.

До 200 пачек

330

6160

13530

11200

1100

 6.

>200

 

1000

6000

4000

 

 7.

Сумма

 

 

 

 

 

При использовании ручного способа наберите в ячейке В7 формулу : = В4+В5+В6. Нажмите клавишу [ЕNTER] или просто переведите курсор на новое место. В ячейке появится сумма столбца.

 

А

В

С

D

E

F

 1.

Выручка от реализации книжной продукции

 2.

Осень 1995  

 3.

 

июнь

июль

август

сентябрь

октябрь

 4.

До 100 пачек

1050

2100

4250

2250

1950

 5.

До 200 пачек

330

6160

13530

11200

1100

 6.

>200

 

1000

6000

4000

 

 7.

Сумма

1380

9260

23780

17470

3050

При использовании автоматического способа выделите ячейки В4:В7 и нажмите кнопку ?  на панели инструментов стандартная. В ячейке появится сумма столбца.

2.4. Распространите операцию суммирования на другие столбцы одним из двух возможных способов:

  1. выделите ячейки В7 -F7 и подайте команду Правка/ Заполнить / Вправо. В ячейках C7-F7 появятся суммы столбцов.
  2. скопируйте ячейку В7 за правый нижний угол в ячейке C7-F7.
  3. выделите ячейку В7,  выполните команду Правка/Копировать, выделите ячейки C7-F7 и выполните команду Правка/Вставить.

Проанализируйте содержание формул, с помощью которых вычислены суммы. Выделите ячейку В7. В строке формул появится выражение:’’=B7+B5+B6’’. Выделите ячейку С7. В строке формул появится выражение: “=C4+C5+C6”.

2.5. подсчитайте сумму содержимого ячеек в 4-й строке. Для этого:

  • выделите в строке ячейки В4-G4;
  • нажмите кнопку ?;
  • снимите закраску.

В ячейке G4 появится величина суммы содержимого ячеек в 4-й строке.

2.6. Подсчитайте суммы содержимого ячеек в остальных строках таблицы. Для этого:

  • выделите в столбце G ячейки G4-G7 ;
  • подайте команду Правка/Заполнить/Вниз;
  • снимите закраску.

В ячейках G5,G6,G7 появятся суммарные стоимости книжной продукции.

2.7. Определите долю выручки, полученной от продажи малых партий товара. Для этого:

  • выделите ячейку Н4;
  • выведите формулу =G4/G7;
  • нажмите клавишу [ENTER];
  • нажмите кнопку <%> на панели инструментов.

В ячейке Н4 появится значение доли выручки в процентах.

2.8. Попробуйте рассчитать доли выручки для других строк таблицы , используя команду Правка/Заполнение/Вниз. Для этого:

  • Выделите ячейки Н4+Н7;
  • Подайте команду Правка/Заполнение/Вниз;
  • Снимите закраску.

В результате в ячейках Н5,Н6 и Н7 появится сообщение”#Del/0!”(деление на нуль). Укажите ячейку Н5 и проанализируйте строку формул. Там помещена формула “G5/G8” , а ячейка G8-пустая. Причина ошибки заключается в том, что в знаменатель формулы входит “относительный ” адрес ячейки , т.е. сдвинутый относительно G7, а нужно ввести «абсолютный» адрес - $G$7.

2.9. Еще раз попробуйте рассчитать доли выручки в процентах . Для этого:

  • очистите столбец Н;
  • выделите ячейку Н4;
  • введите формулу =G4/$G$7»;
  • нажмите клавишу (Enter);
  • выделите ячейки Н4 /Н7;
  • подайте  команду Правка /Заполнение/Вниз;
  • снимите закраску .

В результате в ячейках столбца Н появятся доли выручки в процентах.

2.10. Сохраните таблицу в файле. Для этого:

  • Подайте команду Файл/сохранить как;
  • Перейдите к корневому каталогу «С:» и активизируйте его щелчком мыши;
  • Введите имя файла(расширение «.xls»присваивается автоматически) и нажмите кнопку <Сохранить>.

Оформление таблицы

3.1. Вызовите на экран электронную таблицу “Выручка от реализации книжной продукции”. Для этого:

  • Подайте команду Файл/открыть;
  • Выберите нужный каталог и зафиксируйте его двойным щелчком мыши;
  • Выберите нужное имя файла и нажмите кнопку <ОК>.

3.2. Измените шрифт. С этой целью :

  • Выделите новые строки;
  • Подайте команду Формат/Ячейки/Шрифт ;
  • Установите параметры: тип шрифта (например,  Arial Cyl), стиль (например, полужирный), размер (например, 16), цвет и т. д.;
  • Нажмите кнопку «ОК».

3.3. Выровните заголовок по центру. Для этого:

  • Выделите нужное число ячеек;
  • Нажмите кнопку “(-а-)” или выполните команду Формат/Ячейки/Центрировать по выделению.

3.4. Измените цвет фона одним из двух способов;

  1. Выделите нужное число ячеек; подайте команду Формат/Ячейки/Вид; выберите цвет фона из палитры и нажмите кнопку “ОК”;
  2. Используйте кнопку “Цвет фона”(2-я справа на панели инструментов Форматирование).

3.5. Для изменения цвета текста используйте кнопку “Т”(1-я справа на панели Форматирование).

3.6. Уберите распределительные линии сетки :

  • подайте команду / Сервис/Параметры Вид;
  • в окошке “сетка” уберите символ “Ц” и нажмите кнопку “ОК”.

3.7. Постройте рамки:

  • выделите нужные строки;
  • подайте команду Формат/Ячейки/Рамка;
  • установите параметры: рамка (например, сверху), тип (толщина линии ), цвет (из палитры).;
  • нажмите кнопку “ОК”.

3.8. Измените высоту строки:

  • установите курсор мыши в столбце с номерами строк на границу двух ячеек,
  • нажмите левую клавишу мыши (ЛМ) (крест превратится  в U),
  • увеличьте высоту строки и отпустите клавишу (ЛМ).

4. Построение диаграмм

4.1.Вызовите на экран электронную таблицу»Выручка от реализации книжной продукции». Выделите числовые ячейки вместе с заголовками строк и столбцов

4.2.На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку «Мастер диаграмм» (5-ю справа). Вокруг выделенных ячеек появится мерцающий контур.

4.3.На свободной части рабочего листа постройте прямоугольник и отпустите клавишу (ЛМ). Откроется 1-е диалоговое окно «»Мастера диаграмм»» (шаг 1 из 5 ).

4.4.Нажмите кнопку «Закончить». Появится 1-й вариант диаграммы.

Примечание: Если вместо кнопки «Закончить» нажимать кнопку «Шаг», то появится 2-е диалоговое окно (в котором представлено несколько типов диаграмм), затем 3-е диалоговое окно( в котором разновидности выбранного типа диаграммы), затем 4-е окно (которое позволяет «переворачивать» диаграмму, меняя местами строки и столбцы) и, наконец, 5-е окно (в котором задаются названия осям и создается заголовок диаграммы).

4.5 Отредактируйте диаграмму, в которой различают:

  • Область всей диаграммы целиком;
  • Область построения (координатные оси и столбцы с данными);
  • Легенду;
  • Заголовок.
    • Редактирование области диаграммы
      •  Выделите область диаграммы; для этого дважды щелкните по ней мышью или подайте команду Правка/Объект; вокруг диаграммы появится серая штриховая рамка, по периметру- маленькие квадратики, а в левом нижнем углу экрана- слово «Готов».
      • Подайте команду Формат/выделенная область диаграммы:
      • Выберите вкладку «шрифт» и установите тип, стиль и размер шрифта в диаграмме;
      • Выберите вкладку «Вид» и установите рамку ,ее цвет и толщину контура, а также цвет области диаграммы.
    • Редактирование области построения.
      • Выделите область построения двумя щелчками мыши; появится внутренняя серая штриховая рамка.
      • Таким же способом, как описано в п. А, установите цвет выделенной области.
      • Выделите один из столбцов; одновременно  будут выделены все остальные столбцы, относящиеся к одному ряду; окрасте эти столбцы в выбранный цвет.
      • Аналогичным образом окрасьте все остальные группы столбцов.
    • Редактирование легенды.
      • Выделите легенду, в которой приведены обозначения, используемые для выделения различных групп столбцов.
      • Подайте команду Формат/Выделенная легенда.
      • Измените шрифт и цвет фона в легенде.
    • Редактирование заголовка.
      • Выделите область диаграммы.
      • Щелкните мышью по строке формул; наберите текст заголовка в строке формул и нажмите клавишу [ Enter ]; текст появится внутри области диаграммы.
      • Укажите на рамку, окружающую появившийся текст заголовка, нажмите[ЛМ] и перетащите заголовок на нужное место.
      • Измените цвет текста с помощью буквы <Т>.

4.6. Постройте объемную диаграмму типа”торт”.

  • Выделите в электронной таблице область А3:F4.
  • Вызовите Мастера диаграмм, постройте на свободной части экрана прямоугольник, перейдите на 2-й шаг работы, выберите тип диаграммы »Круговая» и нажмите кнопку<Закончить>.
  • Щелчком мыши выделите диаграмму “торт”;подайте команду  Формат/объемный вид и поверните объемную диаграмму на нужный угол так, чтобы главный сектор находился впереди (например, на 30 градусов по часовой стрелке); нажмите <ОК>.
  • Выделите овальную область диаграммы, , с помощью кнопки < Цвет фона > окрасьте всю диаграмму в выбранный цвет.
  • Выделите передний элемент “торта” и подайте команду Формат/выделенный элемент данных/Вид; установите цвет элемента и нажмите < ОК >.
  • Выделите передний сектор “торта” и, удерживая нажатой клавишу [ЛМ], выдвиньте этот сектор вперед,вырезав из “торта”.

5. Импорт данных Excel в Word

Данные, созданные в excel можно передать 3 способами:

  • как текст
  • как таблицу, редактируемую в Excel ;
  • как таблицу Word.

Кроме того можно создать электронную таблицу, находясь в Word.

5.1.Импортирование данных Excel как текста:

  • Загрузите Excel, откройте рабочий лист с таблицей и выделите импортируемые данные;
  • Подайте команду Правка/копировать;
  • Переключитесь в Word, установите курсор в нужное место и подайте команду Правка/Специальная вставка/ Вставить;
  • Установите символ «О» в строку «Вставить», активизируйте строку »Неформатированный текст» и нажмите кнопку < ОК >.

Текст может форматироваться средствами Word.

5.2.Импортирование данных Excel в Word  с возможностью редактирования в Excel:

  • Загрузите Excel,откройте рабочий лист стаблдицей и выделите импортируемые данные;
  • Нажмите клавишу [shift] иподайте команду  Правка/копировать;
  • Переключитесь в Word, установите курсор в нужное место и подайте команду Правка/Специальная вставка;
  • Установите символ «О» в специальную строку «Вставить», активизируйте строку «Лист Microsoft Excel объект» и нажмите <ОК>.

5.3.Импортирование данных Excel как таблицы.

  • Загрузите Excel, откройте рабочий лист с таблицей и выделите импортируемые данные;
  • Подайте команду Правка/копировать;
  • Переключитесь в Word, установите курсор в нужное место и подайте команду Правка/Вставить.

Импортированная таблица позволяет производить вычисления по формулам так, как это выполняется в таблице Word.

5.4.Создание электронной таблицы, находясь в Word.

Если необходимо поместить электронную таблицу в документ Word, то целесообразнее делать это, не выходя из Word.

Чтобы создать данные Excel в документе Word, нужно выполнить следующие действия:

  • Установите курсор в рабочем поле документа там, где должна появиться электронная таблица;
  • Щелкните кнопкой< Вставить лист Microsoft Excel > (7-я справа на панели инструментов Стандартная);
  • В появившемся окне выделите нужное число строк и столбцов для формирования таблицы; после появления рамки электронной таблицы на панели инструментов временно появятся кнопки Excel;
  • Введите данные и формулы в таблицу;
  • Двойным щелчком мыши вернитесь к работе над документом Word.